Moet je als zzp’er een kilometeradministratie bijhouden?

Wanneer is een kilometeradministratie verplicht?

Het korte antwoord: wanneer je geen bijtelling wilt betalen. Maak je als zzp'er geen privékilometers in je bedrijfsbus, dan moet je dit aantonen. Dat gaat het eenvoudigst door een 'sluitende' kilometeradministratie. Je moet laten zien dat je alleen zakelijke kilometers rijdt. Bijvoorbeeld door afspraken in je agenda te matchen met de gereden kilometers.

Een voordeeltje: je mag altijd 500 privékilometers per jaar rijden zonder verdere gevolgen. Maar ook dit moet dan weer uit die kilometeradministratie blijken. Zonder die administratie gaat de Belastingdienst ervan uit dat je de bestelwagen jaarlijks meer dan 500 kilometer privé gebruikt en volgt automatisch bijtelling.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Een andere optie is de verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. Deze vraag je aan bij de Belastingdienst wanneer je kunt bewijzen dat je bus écht alleen voor goederenvervoer is ingericht. Bijvoorbeeld omdat er geen passagiersstoel is. En denk nu niet: die haal ik er tijdelijk even uit. Daar trapt de Belastingdienst niet in. Zelfs de bevestigingspunten van de passagiersstoel moeten zijn weggeslepen of dichtgelast.

Handmatig kilometers bijhouden of een ‘kastje’?

Meest handige en eenvoudige oplossing om bijtelling te voorkomen is echter om kilometers handmatig bij te houden in Excel of met een app. Dat is prima — zolang de registratie volledig en controleerbaar is. Je moet per rit vastleggen: datum, vertrek- en aankomstadres, begin- en eindstand van de kilometerteller, en het doel van de rit.

Een alternatief is een automatische ritregistratie, via een ingebouwd kastje dat met GPS elke rit registreert. Zo’n systeem neemt je veel werk uit handen en voorkomt fouten. De prijzen lopen uiteen van een paar euro tot enkele tientjes per maand. Sommige systemen registreren namelijk niet alleen de kilometers, maar bieden handige extra’s, zoals realtime voertuiglocatie, onderhoudsherinneringen of integratie met boekhoudsoftware.

Wat heb je eraan?

Een goede kilometerregistratie is niet alleen handig voor de Belastingdienst, maar ook voor je eigen overzicht. Je ziet precies hoeveel kilometers je rijdt voor klanten, kunt beter plannen en hebt een onderbouwing voor reiskosten of onderhoud. Ook voor je rekeningen aan klanten. Voor wie dagelijks onderweg is, kan dat veel tijd en administratie schelen. En dus geld.

Toch bijtelling?

Het kan natuurlijk zijn dat je als zzp'er ervoor kiest om de bus ook privé te gebruiken. Scheelt de kosten voor een tweede (personen)auto. Bovendien is het best lekker rijden in een bus. Hoeveel bijtelling je betaalt, is afhankelijk van het jaar van toelating, de catalogusprijs van de bestelwagen, de CO2-uitstoot en de belastingschijf waar de aangever in valt.